第四屆“泰伯論壇”籌備組會議
子曰:“泰伯,其可謂至德也已矣。三以天下讓,民無得而稱焉。”領會泰伯精神的深刻內涵對我們來說,是吳家優(yōu)良傳統(tǒng)文化對重要精髓傳承。禮讓仁孝、清廉守信的高貴品質,開拓進取、躬耕為民的高尚精神是泰伯精神的深刻內涵。
廈門吳文化研究會喜迎第四屆“泰伯論壇”在廈舉辦,研究會重要成員緊鑼密鼓地籌備會前準備工作,于10月8日在虎園路吳國榮會長府邸開展會前工作具體落實與負責人員安排。

1.接待組:組長:吳福財。
任務:在會議準備階段,負責確認參會嘉賓具體到達的航班號,車次,到達的時間,實際到達的人數(shù),核對會議人員信息,將參會人員信息通知到報到組,以便落實入住事宜。負責在廈門火車站,廈門北站,廈門機場T3,T4航站樓,廈金碼頭接待嘉賓,移交給安保組和報到組,對于其他方向進到會議現(xiàn)場的嘉賓,提供引導服務,確保嘉賓安全準時到達會議現(xiàn)場。在會議考察階段,負責車輛安排、接應嘉賓回酒店。在會議完成后,負責安排嘉賓離店。接送方式和交通需根據嘉賓信息編制交通費預算報財務組,接待過程中實際發(fā)生的費用,應取得合規(guī)發(fā)票,再與財務組結算。與報到組,安保組,財務組溝通。

2.報到組:組長:吳開文。
任務:會議報到階段(從18日起)負責接收接待組發(fā)來的參會人員信息,核對參會人員的實際到達人數(shù),住宿房號,根據參會人員名冊,區(qū)分會議人員和非會議人員,根據會長的安排,確認免費和付費對象,妥善安置所有到會人員。在嘉賓入住前,將所需的會議資料和禮品送入各個房間。負責在報到現(xiàn)場接待所有嘉賓,配合安保組引導嘉賓進入報到區(qū),等候區(qū),做好住宿登記,分發(fā)會議資料,交待會議事項,引導,幫助嘉賓入住。解決嘉賓在入住環(huán)節(jié)上的各種問題。在會議過程中,負責接收保管嘉賓贈送的各種禮品和資料。協(xié)助資料組收集余下的報到資料,歸集管理,交給資料組保管入庫。協(xié)助財務組確認被邀請的單位和參會的當?shù)丶钨e,在會議開始前分發(fā)有關資料給嘉賓。與接待組,資料組,財務組溝通。
3.會議組:組長:吳金武。
任務:負責招待晚宴、座談會、論壇開幕式,閉幕式的會議具體安排,包括議程、主持、發(fā)言內容等,接受嘉賓贈送的各種禮品和資料,移交報到組。負責嘉賓的分組(每小組10人+我方人員1人,就餐就座以此為基準),負責建立微信群,落實與會議有關的各個具體事項。負責編制會議餐食的預算報財務組備案,會后與使用單位結算費用,取得合規(guī)的發(fā)票。與資料組,安保組,接待組,旅游組,財務組溝通。
4.資料組:組長:黃田英。
任務:編制各種表單,向各組提交人員信息表和名單。負責會議的資料袋印制,文件,會務手冊,筆記本,筆,禮品的匯集裝袋。制作各類標牌,身份牌。負責制作簽到臺,桌位牌,座位牌,會議現(xiàn)場布置 ,宴會現(xiàn)場布置,負責安排攝影攝像和照片洗印影像制作等。負責聯(lián)系酒店的住宿餐飲事項,在資料的準備上要區(qū)分參會嘉賓與本地參會人員的資料差異化,節(jié)儉不浪費。資料方面的所有事項編制費用預算報給財務組備案,會后與有關單位結算后,需取得合規(guī)發(fā)票。與會議組,報到組,財務組溝通。
5.文宣組:組長:吳舒遠。
任務:會議宣傳,媒體宣傳,文稿審核。編制費用預算報給財務組備案,結算時要取得合規(guī)發(fā)票。與資料組,報到組,會議組溝通。

6.財務組:組長:吳冬青。
任務:負責收集各組的費用預算,負責各項結算的審核。負責確認本地被邀請單位和個人參會情況,接待、引導社科聯(lián)的領導及各姓氏委員會參會人員報到與到會。與各組溝通。
7.安保組:組長:吳日宙。
任務:負責報到期間的人員引導,與接待組配合接送嘉賓入住。負責及會議期間的安全保衛(wèi)工作,負責嘉賓考察時的跟隨保障聯(lián)絡。根據需要向資料組申請有關旗,牌等工具。與資料組報到組,會議組,接待組,旅游組溝通。
8.旅游組:組長:吳麗卿。
任務:負責落實會議人員通過市民通道上鼓浪嶼的事宜,負責味友餐廳的接洽;負責導游及路線的安排。會前編制費預算報財務組備案,結算時應取得合規(guī)發(fā)票。與會議組,安保組溝通。


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