第四屆“泰伯論壇”籌備組會議

子曰：“泰伯，其可謂至德也已矣。三以天下讓，民無得而稱焉。”領會泰伯精神的深刻內涵對我們來說，是吳家優(yōu)良傳統(tǒng)文化對重要精髓傳承。禮讓仁孝、清廉守信的高貴品質，開拓進取、躬耕為民的高尚精神是泰伯精神的深刻內涵。

廈門吳文化研究會喜迎第四屆“泰伯論壇”在廈舉辦，研究會重要成員緊鑼密鼓地籌備會前準備工作，于10月8日在虎園路吳國榮會長府邸開展會前工作具體落實與負責人員安排。

1.接待組：組長：吳福財。

任務：在會議準備階段，負責確認參會嘉賓具體到達的航班號，車次，到達的時間，實際到達的人數(shù)，核對會議人員信息，將參會人員信息通知到報到組，以便落實入住事宜。負責在廈門火車站，廈門北站，廈門機場T3，T4航站樓,廈金碼頭接待嘉賓，移交給安保組和報到組，對于其他方向進到會議現(xiàn)場的嘉賓，提供引導服務，確保嘉賓安全準時到達會議現(xiàn)場。在會議考察階段，負責車輛安排、接應嘉賓回酒店。在會議完成后，負責安排嘉賓離店。接送方式和交通需根據嘉賓信息編制交通費預算報財務組，接待過程中實際發(fā)生的費用，應取得合規(guī)發(fā)票，再與財務組結算。與報到組，安保組，財務組溝通。

2.報到組：組長：吳開文。

任務：會議報到階段(從18日起)負責接收接待組發(fā)來的參會人員信息，核對參會人員的實際到達人數(shù)，住宿房號，根據參會人員名冊，區(qū)分會議人員和非會議人員，根據會長的安排，確認免費和付費對象，妥善安置所有到會人員。在嘉賓入住前，將所需的會議資料和禮品送入各個房間。負責在報到現(xiàn)場接待所有嘉賓，配合安保組引導嘉賓進入報到區(qū)，等候區(qū)，做好住宿登記，分發(fā)會議資料，交待會議事項，引導，幫助嘉賓入住。解決嘉賓在入住環(huán)節(jié)上的各種問題。在會議過程中，負責接收保管嘉賓贈送的各種禮品和資料。協(xié)助資料組收集余下的報到資料，歸集管理，交給資料組保管入庫。協(xié)助財務組確認被邀請的單位和參會的當?shù)丶钨e，在會議開始前分發(fā)有關資料給嘉賓。與接待組，資料組，財務組溝通。

3.會議組：組長：吳金武。

任務：負責招待晚宴、座談會、論壇開幕式，閉幕式的會議具體安排，包括議程、主持、發(fā)言內容等，接受嘉賓贈送的各種禮品和資料，移交報到組。負責嘉賓的分組(每小組10人+我方人員1人，就餐就座以此為基準)，負責建立微信群，落實與會議有關的各個具體事項。負責編制會議餐食的預算報財務組備案，會后與使用單位結算費用，取得合規(guī)的發(fā)票。與資料組，安保組，接待組，旅游組，財務組溝通。

4.資料組：組長：黃田英。

任務：編制各種表單，向各組提交人員信息表和名單。負責會議的資料袋印制，文件，會務手冊，筆記本，筆，禮品的匯集裝袋。制作各類標牌，身份牌。負責制作簽到臺，桌位牌，座位牌，會議現(xiàn)場布置 ，宴會現(xiàn)場布置，負責安排攝影攝像和照片洗印影像制作等。負責聯(lián)系酒店的住宿餐飲事項，在資料的準備上要區(qū)分參會嘉賓與本地參會人員的資料差異化，節(jié)儉不浪費。資料方面的所有事項編制費用預算報給財務組備案，會后與有關單位結算后，需取得合規(guī)發(fā)票。與會議組，報到組，財務組溝通。

5.文宣組：組長：吳舒遠。

任務：會議宣傳，媒體宣傳，文稿審核。編制費用預算報給財務組備案，結算時要取得合規(guī)發(fā)票。與資料組，報到組，會議組溝通。

6.財務組：組長：吳冬青。

任務：負責收集各組的費用預算，負責各項結算的審核。負責確認本地被邀請單位和個人參會情況，接待、引導社科聯(lián)的領導及各姓氏委員會參會人員報到與到會。與各組溝通。

7.安保組：組長：吳日宙。

任務：負責報到期間的人員引導，與接待組配合接送嘉賓入住。負責及會議期間的安全保衛(wèi)工作，負責嘉賓考察時的跟隨保障聯(lián)絡。根據需要向資料組申請有關旗，牌等工具。與資料組報到組，會議組，接待組，旅游組溝通。

8.旅游組：組長：吳麗卿。

任務：負責落實會議人員通過市民通道上鼓浪嶼的事宜，負責味友餐廳的接洽;負責導游及路線的安排。會前編制費預算報財務組備案，結算時應取得合規(guī)發(fā)票。與會議組，安保組溝通。

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